"Cuando todos saben que hay algo que hacer, pero nadie lo hace..."

“Esto hay que resolverlo urgente”; "Debemos mejorar las ventas"; “Tenemos que revisar ese tema”;

“Alguien debería hacerse cargo”; “Pensé que lo veía marketing”; “Yo entendí que lo hacía ella”.

¿Te suena familiar?

Muchas veces pasan los días, a veces las semanas, y aquello que todos sabían que era importante sigue exactamente en el mismo lugar. Entonces aparecen las explicaciones: falta compromiso, falta proactividad, nadie se hace cargo, hay que estar detrás de las personas para que las cosas se hagan, aparece la molestía, las caras largas y las reuniones tensas.

Pero ¿y si antes de juzgar a las personas revisáramos nuestras conversaciones?

Desde que comencé a estudiar Coaching Ontológico, he aprendido a mirar el lenguaje de una manera diferente. No solo como una herramienta que utilizamos para transmitir información, sino también como una forma de coordinar acciones con otros. Y dentro de esas conversaciones hay una distinción que me parece especialmente valiosa para las organizaciones: "Los Pedidos"

Decir que: "hay que hacer algo" no es hacer un pedido correcto; Se que parece muy obvio, pero en la práctica no siempre lo es. Decir:“Tenemos que actualizar esta información antes de fin de mes” no necesariamente significa que alguien haya asumido la responsabilidad de hacerlo. ¿Quién debe hacerlo?, ¿Para cuándo exactamente?, ¿Qué se espera como resultado?, ¿La persona sabe que es su responsabilidad?, ¿Aceptó hacerse cargo?, "Escuchó lo que se le pidió?

Muchas veces damos por hecho todas esas respuestas, y es aquí justamente donde comienzan los famosos: “Yo pensé que…”, “Entendí que…”, “Creí que lo estaba haciendo…”, “Nadie me dijo que me correspondía a mí”, "Creí que lo haría "pepito", etc.

Lo interesante de este tipo de situaciones es que, probablemente nadie está mintiendo, sino que cada persona actuó desde su propia interpretación de una conversación que nunca fue lo suficientemente clara. Porque "un pedido" también necesita una respuesta clara de nuestra contraparte.

Hay otra parte que me parece fundamental: hacer un pedido no significa simplemente asignarle algo a alguien y asumir que esto ocurrirá, sino que la otra persona también necesita responder de manera afirmativa o negativa... Puede aceptar el pedido, puede decir que no puede hacerlo o puede negociar alguna de sus condiciones. Por ejemplo, podría decir: “Sí, puedo tenerlo listo el viernes”, “Puedo hacerlo, pero no alcanzo para el viernes. ¿Te sirve el lunes?”, “Para hacerlo necesito primero que me entreguen esta información”, etc.

Esa conversación, aunque pueda parecer más larga que simplemente decir “necesito esto para el viernes”, probablemente nos ahorre muchas conversaciones posteriores o incluso "malos ratos", porque ahora existe algo que antes no existía: "un compromiso claro entre dos personas".

Antes de decir “la gente no se hace cargo”…Quizás valga la pena hacernos algunas preguntas como:

¿Pedí exactamente lo que necesitaba?, ¿Quedó claro quién era responsable?, ¿Se acordó un plazo de entrega?, ¿La persona aceptó?, ¿Sabía exactamente qué resultado se esperaba de ella?, ¿Tenía los recursos y la autoridad necesarios para hacerlo?, ¿Explicité el formato en el que lo necesito?, entre otras, porque a veces algo que interpretamos como falta de compromiso es, en realidad, falta de claridad en la coordinación, y este tipo de cosas se vuelven especialmente importantes cuando una organización comienza a crecer.

Mientras somos pocos, muchas cosas funcionan bien gracias a conversaciones informales, buena voluntad y personas que simplemente “saben” lo que tienen que hacer, pero a medida que aparecen nuevos cargos, áreas, jefaturas y responsabilidades, esa forma de funcionar comienza a mostrar sus límites. Lo que antes se resolvía espontáneamente empieza a necesitar mayor claridad.

Conversar también es gestionar, porque querer profesionalizar una organización no significa llenar la empresa de procedimientos, aprobaciones y burocracia, a veces sencillamente comienza por algo muchísimo más sencillo: mejorar la forma en que conversamos para hacer que las cosas ocurran.

Entonces es importante pedir las cosas de manera clara (necesito X, para el día X, en el horario X, en el formato X, etc.) y también esperar respuesta de la contraparte (puedo hacerlo, "se hacerlo", puedo cumplir ese plazo, etc.

Porque hay una gran diferencia entre que todos sepan que algo es importante y que alguien se haya comprometido a hacerlo o alguien haya sido designado a hacerlo.

La próxima vez que algo importante lleve semanas pendiente y aparezca la frase “pero si todos sabíamos que había que hacerlo”, quizás antes de preguntarnos quién falló, podríamos hacernos una pregunta distinta: ¿Alguna vez le pedimos claramente a alguien que se hiciera cargo?

Porque decir que: "hay que hacer algo, no es lo mismo que pedirle a alguien que lo haga"